STUDIU DE CAZ INTERN · LOGISTICĂ
Facturi care se pregătesc singure.
Cum a redus o franciză de logistică din Copenhaga cu 90% pregătirea manuală a facturilor, legând datele din CRM și ERP, în timp ce gestiona lunar peste 300 de expedieri internaționale de valoare.
Studiu de caz intern
- Context
- Franciză de expedieri internaționale de valoare, Copenhaga
- Rolul meu
- Asistent, apoi specialist business și logistică (angajat)
- Perioadă
- sept. 2023 – dec. 2024
- Volum
- Peste 300 de expedieri de valoare pe lună; peste 20 de clienți pe zi
- Instrumente
- Coda, CRM-ul și ERP-ul firmei, 1Password
Ce s-a schimbat
- 90%
mai puțină pregătire manuală a facturilor
- 5
colegi instruiți în instrumente și în securitate IT
Cifre înregistrate în rolul meu. Beneficiarul acestei munci a fost angajatorul meu, așa că nu apar date despre clienți.
01
Situația
Datele de facturare erau în două sisteme, CRM-ul și ERP-ul, iar facturile se pregăteau de mână, în timp ce echipa gestiona lunar sute de expedieri de valoare, precum pașapoarte, vin și artă.
02
Ce am construit
- Un flux de facturare care leagă datele din CRM și ERP în instrumente de facturare structurate, ca o factură să pornească de la date care există deja.
- Un instrument intern de urmărire în Coda, care le dă mai multor echipe aceeași imagine asupra livrărilor.
- Responsabilitatea pentru instrumentele interne (CRM-ul propriu, ERP-ul și documentele din jurul lor): găsirea lipsurilor, proiectarea îmbunătățirilor și instruirea colegilor.
- Instruire pentru cinci colegi în 1Password și Coda, ca instrumentele să fie sigure și folosite cu adevărat.
03
Ce s-a schimbat
Pregătirea manuală a facturilor a scăzut cu 90%. Vizibilitatea și coordonarea livrărilor s-au îmbunătățit între echipe, iar proiectele de transformare digitală pe care le-am condus au adus o coordonare mai bună și mai mult volum prin automatizarea proceselor.
HAI SĂ DISCUTĂM
Ai un proces ca acesta?
Spune-mi unde se blochează munca și ce folosești azi. Vedem împreună dacă aceeași abordare se potrivește echipei tale.
